Organización del tiempo – Exprimiendo una naranja. Por Alicia Verna

¿Por dónde comenzar a organizar el tiempo y las tareas? Lo invito a que analicemos este punto desde varias miradas: el qué hacer, el cómo hacerlo

El qué:

Le propongo, en primer lugar, identificar cuáles son los obstáculos que le impiden manejar su tiempo.

Ellos pueden ser:

1. Objetivos y prioridades no definidos.

2. Falta de organización, tanto de asuntos personales como profesionales.

3. No saber decir “no” a tareas que sobrepasan la propia capacidad o el tiempo disponible para llevarlas a cabo.

4. Hacer demasiadas cosas a la vez.

El tomar conciencia de las dificultades es el primer paso para lograr un manejo efectivo del tiempo.

El cómo:

A continuación, le sugiero realizar las siguientes acciones para superar los obstáculos que conspiran contra una organización asertiva del tiempo:

1. Tomar nota de todo lo que se necesita hacer durante el día y durante los días siguientes. Esto permitirá reservar tiempo a proyectos que quedan relegados por cosas menos importantes.
2. Dividir en partes pequeñas un proyecto grande. Va a resultar más fácil encararlo si se pueden cumplir objetivos parciales.
3. Incluir dentro del listado de acciones por realizar, llamadas telefónicas y envío de e-mails, y asignarles un tiempo de ejecución dentro de la agenda diaria. Esto le permitirá llevar a cabo estas tareas en lugar de relegarlas a otras de mayor “importancia” o urgencia.
4. Cuantificar las horas diarias que cree que insumirán las tareas detalladas y analizar la “razonabilidad”: ¿Usted puede trabajar 20 horas diarias?, seguramente no. Para solucionar este “exceso” de actividad será necesario posponer o eliminar tareas de la lista de acuerdo a las prioridades, o delegarlas a terceros.
5. Organizarse por escrito, ya sea utilizando una agenda o programa de computadora para estar al día con los compromisos y reducir el nivel de estrés por intentar retener en su memoria todas las actividades por realizar.
6. Aprender a decir “No”. Con frecuencia se aceptan más compromisos de los que se pueden cumplir. Es necesario aprender a poner límites, ya que no es posible hacer todo lo que se desea.
7. Concentrarse en una sola tarea a la vez. Es necesario no perder tiempo pensando en las cosas que quedan por hacer y concentrar la energía en la tarea que se está realizando.
8. Diferenciar lo urgente de lo importante. Realizar las tareas más importantes dentro del momento del día en que es usted más productivo.

Libro “Buenos Negocios: Logre que su Pyme venda mejor”. Capítulo 1 Gestión Comercial. Pág. 43 y 44.  Autora: Lic. Alicia Verna. Editorial Andrómeda. Primera Edición, Buenos Aires, 2012.

Lic. Alicia Verna

(Directora de AV Consultores Pymes)

Alicia Verna es Directora de AV Consultores Pymes, consultora líder en gestión comercial de pequeñas y medianas empresas. Es  Licenciada en Administración de Empresas (Universidad de Buenos Aires), y realizó un postgrado en Negociación (Universidad Católica Argentina) y un Programa Ejecutivo de Marketing (Universidad Austral – IAE). Es miembro de la Comisión Problemática de la Pequeña y Mediana Empresa, en el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y Asesora Técnica de la Cámara de Empresarios Pymes de Pilar. Publica columnas en revistas de negocios y otros medios y dicta conferencias a nivel latinoamericano sobre gestión comercial para pymes.  Autora del libro Buenos Negocios. Logre que su Pyme venda mejor, por Editorial Andrómeda (www.librobuenosnegocios.com)

Datos de Contacto: www.avconsultorespymes.com /  info@avconsultorespymes.com

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