COMO PARTICIPAR EN FERIAS INTERNACIONALES ( parte IV de IV )
COMO PARTICIPAR EN FERIAS INTERNACIONALES ( parte IV de IV )
Arq. Antonio Mazza
V. REALIZACIÓN DE LA FERIA
Las actividades previstas durante la realización de la feria pueden ser consideradas como un 10% de las actividades a realizar, ya que el 80% representa la preparación pre-ferial y un 10% corresponde al seguimiento. Todas las acciones y decisiones tomadas antes de la feria serán las ejecutadas durante el evento, por lo que esta etapa de realización es solamente la ejecución de todo lo antes pensado, planeado y previsto.
Es importante que el stand y el personal de atención -ahora en un impecable conjunto que ha necesitado de varios meses de preparación y ha absorbido grandes sumas de dinero- se conserven en el mismo nivel de distinción hasta el final del evento.
Un stand bien cuidado, arreglado y limpio, con las degustaciones y ventas bien organizadas, dará al visitante una buena impresión sobre la empresa expositora, lo que le motivará aún más a concretar alguna negociación. No se debe olvidar, que consciente o inconscientemente, el potencial cliente analiza a la empresa a través de la presentación del stand, la presentación del personal, sus gestos y hasta su forma de negociar.
V.1. En el stand
La mayor parte de las actividades pendientes se concentran en el stand, ya que todas las demás se habrán realizado antes y después del arribo a la feria. Por lo tanto, y como se señalara anteriormente, es imprescindible la armonía del stand.
Es muy frecuente ver stands con polvo o basura arrojada por el público, voluntaria o involuntariamente. Cuando la afluencia de los visitantes a una feria es masiva, llegada la hora del cierre se observa un predio desaseado, con polvo y desorden por doquier.
La limpieza del stand podría realizarse antes de la apertura y a la mitad del horario de la feria, de manera que se conserve impecable.
Es importante que el Director de stand realice un control diario de la exposición de los productos a exhibir, gráficos, elementos de degustación, materiales gráficos a distribuir, etc. que durante la feria se deterioran, ensucian o se caen.
Diariamente, desde el principio hasta el final de la exposición, el personal de atención debe estar correctamente vestido, sin mostrar gestos de cansancio. Es imprescindible respetar los turnos de atención a fin de evitar el agotamiento del grupo.
V.1.A. Tareas del personal
Según asesoramiento previo, el personal de apoyo del Director de stand ejecuta las tareas que le fueron asignadas, como por ejemplo, el control de los productos expuestos, asistencia a expositores, chequeo de que los materiales estén disponibles en el lugar adecuado, etc. Estas tareas ya fueron detalladas anteriormente, sólo podría agregarse la responsabilidad del Director de stand en cuanto al buen rendimiento y entendimiento entre todos los que trabajan en el mismo.
V.1.B. Administración, Vigilancia, Mantenimiento
El Director de stand deberá realizar todos los pagos correspondientes a medida que vayan siendo efectuados los servicios contratados. Procederá al pago del alquiler de stand -si es que no lo realizó previamente desde su país de origen- al pago del montaje, instalación eléctrica, instalación telefónica/fax, alquiler de muebles, servicios de café, etc.
Aunque la mayoría de los organizadores de ferias tiene previstas las vigilancias para cada pabellón, algunos expositores -y dependiendo del producto que se exhiba y de la feria- contratan seguridad para el stand. Para este efecto, el director presenta a la compañía de vigilancia un inventario del equipamiento y de los productos a vigilar y proteger. Cabe recordar que los organizadores del evento no son responsables de las pérdidas, daños o robos de ningún producto o equipamiento –hechos muy frecuentes durante eventos como éstos-, por lo que todos los objetos de valor deben guardarse bajo llave, ya sea en el depósito o en otro lugar facilitado por la organización.
El Director de stand debe prever la renovación de stocks tanto de los productos a exhibir y degustar como de los materiales impresos a ser distribuidos. Al inicio y al final de la feria éstos deben mantenerse ordenados, ya que con frecuencia se utiliza la sala de reunión como depósito, y, debido al intenso trabajo en el stand, no queda tiempo para el ordenamiento y se recepciona a las visitas en un ambiente lleno de productos y materiales impresos mal colocados. También esto debe tenerse en cuenta para la degustación. Es muy desagradable llegar al stand y encontrar utensilios sucios. Como la instalación de griferías y canalizaciones son provisorias, es conveniente cerciorarse al final del día de su correcto funcionamiento.
La limpieza general del predio ferial está a cargo de los organizadores del evento, no así la de los stands, por lo que el Director deberá contratar una empresa de limpieza que realice el servicio al menos dos veces por día, una hora antes del inicio de la feria y otra a la tarde o en horas del almuerzo, cuando menos gente circule por el predio.
Además de la limpieza diaria que se realiza en el stand, el expositor debe constantemente mantener limpio su espacio de exposición, vaciando, por ejemplo, los cestos o ceniceros. Cualquier deterioro debe ser reparado inmediatamente por la empresa montadora/constructora. Debe además regar las plantas, en caso que sean naturales, o limpiarlas si son artificiales.
Todas estas actividades, aunque parezcan simples detalles, ayudan a realzar el stand y el nivel de la feria misma.
V.1.C. Degustaciones, distribuciones gratuitas y ventas al público
Realizar degustaciones y/o distribuciones de muestras es una estrategia de venta muy oportuna y que casi todos los expositores utilizan. Las degustaciones cumplen primordialmente una doble función: permiten al visitante conocer el producto y al expositor conocer la reacción del público con respecto al mismo. Esta es una manera muy eficaz de saber si el producto en exhibición necesita de adaptación y el modo de lograrla. Las degustaciones deberán ser realizadas en un horario conveniente, tanto para el expositor como para el visitante. Por ejemplo, no se justificaría realizar una degustación de vino a las 09:00 hs. de la mañana.
El público en general es bastante reacio a degustar un producto que no conoce, especialmente si viene de otro país, por lo que se hace aún más necesaria la buena presentación del producto y la explicación de su contenido. Por otro lado, las distribuciones gratuitas permiten al potencial comprador comparar el producto con otros, realizar un análisis -en el caso que sea alimenticio- y si le satisface con seguridad realizaría la compra, según previo acuerdo en cantidad, calidad y precio.
La venta directa de los productos representa también una forma de contacto más cercano con el público consumidor, siempre y cuando este tipo de transacción esté permitido por los organizadores. Sin embargo, es común en algunas ferias donde la venta está estrictamente prohibida, que algunos expositores comercialicen igualmente sus productos, o que al final de la misma los liquiden al menor costo a fin de no incurrir en gastos de reexpedición de las muestras.
Muchos ferias monográficas, cuyo objetivo sólo consiste en exponer y concretar negociaciones, no permiten la venta de productos. Sin embargo, muchos expositores de micro, pequeñas y medianas industrias participan en ferias con el único objetivo de vender, ya que no están preparados para realizar grandes exportaciones. Es el caso de la mayoría de los artesanos, cuyos productos no cuentan con la oferta exportable necesaria que les permita concretar ventas de un gran número de productos, más aún considerando que la artesanía en general es hecha a mano.
Cuando en un stand se exhiben productos destinados a la exposición y venta simultáneamente, el Director deberá prever espacios físicos diferenciados para aquellos expositores que comercialicen sus productos como para aquellos que solamente los exhiban y realicen negociaciones con potenciales compradores.
En cuanto a la distribución de impresos, ésta se realizará de acuerdo a los objetivos previstos por el expositor, pero en la mayoría de los casos, éstos se colocan en un lugar específico donde el visitante podrá libremente tomar un ejemplar. La ubicación de los impresos en el stand también representa parte de su decoración. No debe descuidarse la distribución de los mismos en las ferias y especialmente en las generales, donde el ingreso de niños está permitido, ya que normalmente son ellos los que toman grandes cantidades de ejemplares, a los que no le darán mayor utilidad.
Otros impresos más completos y dirigidos serán guardados en el depósito para entregar al potencial comprador. Aunque la cantidad entre el material especializado y el material general es muy diferente, es conveniente considerar una cantidad representativa para no caer en el desabastecimiento, como suele ocurrir regularmente. Para estos casos, el Director de stand debe destinar cierta cantidad de materiales -tanto específicos como generales- para su distribución diaria.
V.2. Relaciones Públicas
De las actividades programadas de relaciones públicas dependerá la concreción de muchos negocios. Por este motivo, es importante que el Director de stand tenga prevista la presencia de clientes y/o potenciales clientes en la acogida como en las actividades paralelas.
V.2.A. La acogida
Una cálida acogida siempre influye en la decisión de un comprador con respecto a la adquisición del producto del expositor o de la competencia. En la medida que el expositor resulte agradable al comprador obtendrá mayores beneficios de compra.
El Director de stand, al igual que sus colaboradores, deberá atender adecuadamente a los visitantes, invitándolos – sin presiones ni compromisos- a conocer el producto y/o empresa expositora.
Por tanto, y para brindar una buena acogida a los visitantes, se recomienda lo siguiente:
· Tener buena presentación y comportamiento correcto
· Ser educado y cortés
· No permitir que le personal permanezca en la oficina
· Hablar claramente
· Ir rápidamente a los hechos
· Personalizar el contacto
· Hacer lo posible para crear y mantener una atmósfera cordial durante la conversación [9]
V.2.B. Manifestaciones paralelas
Todas las manifestaciones paralelas a la realización de la feria tales como Rueda de Negocios, Congresos, Seminarios, Charlas, Desfiles, Inauguraciones, etc., constituyen una oportunidad interesante para que el expositor o el Director de stand represente a su empresa y al país, y logre contactar con sus pares de otras latitudes, contactos que a veces resultan en grandes negocios.
Los eventos paralelos pueden ser llevados a cabo por los mismos organizadores de la feria o por otras instituciones o empresas, cuyo objetivo es lograr la mayor cantidad de asistentes dirigidos, a fin de que aprovechen el viaje y el tiempo en realizar dos actividades simultáneamente.
Entre las manifestaciones paralelas se pueden distinguir aquellas organizadas por el expositor y aquellas efectuadas por terceros. En cuanto a las primeras, éstas pueden llevarse a cabo dentro del stand como fuera de ella, para lo que el Director deberá estar en conocimiento del programa previsto por las demás instituciones o expositores, a fin de no interponer fechas que puedan perjudicar a la afluencia y calidad de los asistentes a los eventos. La responsabilidad por lo general recae sobre el Director de stand, aunque es necesario un fuerte apoyo a esta gestión, ya que eventos como seminarios, cenas, presentaciones de productos, etc., requieren del mayor esfuerzo y tiempo para que sean efectivos. En este caso, el Director de stand solo puede acompañar las gestiones sin estar directamente relacionado con la organización. No obstante, para realizar un evento de esta naturaleza, se recomienda considerar la concepción y creación 3 a 4 meses antes, y la preparación de 2 a 3 meses antes de la fecha fijada.
V. 3. Contacto con los visitantes y ventas
Durante la exposición, el Director de stand realiza contactos con potenciales compradores y en numerosas ocasiones concreta la venta deseada, incluso superando las expectativas y los objetivos previstos. El personal del stand debe saber distinguir a los compradores en potencia de los visitantes comunes.
Las ferias son eventos en los que se unen la oferta y la demanda a través de los contactos comerciales, y es normal que el negocio se concrete recién 6 meses después de la finalización de la feria. Por ello es importante que el expositor registre todos los contactos realizados para su posterior explotación, evaluando luego la potencialidad de compra del visitante.
Se ha observado que ciertos visitantes, que aparentemente ingresan con la intención de conocer el producto/servicio, terminan vendiendo el suyo al expositor. Muchos empresarios visitan la feria con la exclusiva intención de vender a los expositores, y este sistema agresivo de negociación es incontrolable para los organizadores.
En horarios más flexibles para el expositor, el mismo puede realizar visitas a otros stands y ofrecer su producto/servicio. Se registraron muchas exportaciones realizadas entre los mismos expositores de una feria, y hasta se han complementado expositores de la competencia para abastecer un tercer mercado.
El éxito de una participación no se mide por la cantidad de contactos realizados sino por la calidad de los mismos, que se traducen en ventas inmediatas, a mediano y/o a largo plazo.
Cuánto más sepa el Director de stand o el representante del producto sobre ventas y negociaciones internacionales, contará con mayores posibilidades de concretar un negocio. Existen negociadores internacionales con la capacidad de lograr que un potencial comprador, cuyo interés primario fue adquirir un determinado producto, termine adquiriendo también otros.
Aunque nadie nace sabiendo vender, todo negociador debe recordar el principio de la venta consiste en la satisfacción de las necesidades del comprador, para lo cual, antes de presentarle el producto, debe identificar primeramente las necesidades de su potencial cliente, sus criterios de selección y sus intereses.
Citamos algunos factores que pueden contribuir al convencimiento de personas indecisas:
· La presencia y modales impecables del expositor
· Las críticas y objeciones constructivas
· La utilización proactiva de frases de contacto
· El uso de argumentaciones que no se repiten
· La ausencia de palabras chocantes, grotescas o sarcásticas
· Las discusiones que finalizan en una conclusión positiva.
V.3.A. Los contactos
El expositor no debería limitarse a entablar contactos con las personas que ingresan al stand, sino que debería aumentarlos visitando otros stands o recurriendo a importadores, representantes, cámaras, etc., residentes en el país anfitrión de la feria.
VI. DESPUES DE LA EXPOSICION
Las actividades a realizar tanto por el Director de stand como por el personal de apoyo no finalizan con la clausura de la feria. Son muy importantes las gestiones y seguimientos que se realizan después de la misma, aunque representen el 10% de toda la organización. Definitivamente, un contacto al que no se le haya dado el seguimiento correspondiente tendrá muy pocas posibilidades de concretarse en un negocio. Es necesario atender a las consultas prometidas, elaborar un informe que permita un acceso rápido a la información sobre lo sucedido en la feria, y también es necesario mantener el contacto realizado hasta lograr concretar una venta aunque sea pequeña.
Se recomienda que el Director de stand permanezca en el lugar 2 a 5 días después de la clausura y que el personal de apoyo le asista hasta 2 días si es posible, más aún si se trata de traductores, que debe apoyar al responsable en finiquitar los documentos de reexpedición de las muestras, desmontaje, pagos finales, etc.
VI.1. Clausura de la feria
El día de la clausura es un día crítico para el Director de stand, ya que al igual que antes de la apertura, debe realizar una serie de actividades para finiquitar los pagos o trabajos pendientes. Aunque las tareas de desmontaje, pagos finales, control de muestras, etc. tienen un proceso bien definido, el Director de stand o expositor no debe descuidar las consultas realizadas el último día de la feria, más aún porque ése es el día en que se mezclan oportunistas que desean adquirir muestras o rebajas, y potenciales compradores que no pudieron asistir a la feria anteriormente o que sí lo hicieron y desean finalmente concretar alguna compra.
Durante las últimas horas previas a la clausura de la feria, ya comienza a sentirse el movimiento de expositores preparándose para la partida. El Director no debe olvidar que antes de cerrar oficialmente el stand, debe presentarse ante los organizadores del evento y agradecer las atenciones recibidas, como así también considerar los siguientes puntos:
· Hacer el inventario de las muestras que serán enviadas al país de origen y siempre en presencia de la empresa que realizará el transporte
· Guardar en el depósito todos los elementos de valor y los de decoración
· Cerrar la contabilidad de las ventas, si las hubiere
· Desconectar el teléfono y en caso de no devolverlo a la empresa de comunicaciones, guardarlo en el depósito
· Recuperar las cajas del embalaje de las muestras y mantenerlas en el depósito
· Pagar los servicios al personal de apoyo contratado en el país de la feria
· Coordinar con el transportista la fecha y hora de entrega de las muestras para su reexpedición
· Realizar el pago arancelario de las muestras que fueron vendidas u obsequiadas
· Completar el formulario de evaluación entregado comúnmente por los organizadores
VI.1.A. Envío de las muestras al país de origen
Clausurada la feria, el Director del stand procederá con su personal de apoyo a la recolección de muestras, chequeo y reembalaje de las mismas, en el caso que sean reexpedidas al país de origen. En muchas ocasiones y a fin de evitar mayores gastos, cuando el valor de las muestras no es muy elevado, si no fueron nacionalizadas y han ingresado vía admisión temporaria, son enviadas como donativos a algún centro de beneficencia. En otros casos, cuando las muestras han sido nacionalizadas y el costo del transporte es mayor que el valor de las muestras, las mismas son regaladas o vendidas minutos antes de la clausura. Esto último es lo más comúnmente observado en las ferias internacionales.
Cuando se trata de muestras importantes que deben ser reexpedidas al país de origen, como por ejemplo maquinarias, computadoras, etc., la tramitación y documentación es la misma, ya que el ingreso debió haber sido por admisión temporaria. En el caso de las ferias, se otorgan plazos de hasta 90 días para el reingreso al país de destino. El Director de stand deberá procesar inmediatamente dicha reexpedición con la agencia oficial de transporte con la que trató desde un principio y deberá entregar las muestras a ser reenviadas. En algunos casos, las muestras son remitidas a un país extranjero para participar en otros eventos, o podría ser depositada en un recinto aduanero del país anfitrión de la feria hasta la edición siguiente, o bien para ser destinada a otra actividad.
En el caso que un potencial cliente solicite al expositor la compra o entrega sin costo de todo el muestrario del stand para prueba y promoción del producto, el expositor deberá nacionalizar las muestras siempre y cuando hayan ingresado por admisión temporaria.
Es importante que el Director de stand, antes de la clausura de la feria, considere las alternativas más convenientes en cuanto al destino final de las muestras, aunque a veces esto le represente mayores costos.
VI.1.B. La Despedida
Desde la concepción y creación de la participación, El Director de stand ha planificado la presencia de la empresa con los más mínimos detalles, por lo que no debe olvidar realizar los agradecimientos correspondientes –antes de la partida-, tanto a los organizadores de la feria como a todas aquellas personas que de uno u otro modo efectuaron servicios tanto para él como para los demás expositores. Esta constituye la última operación de relaciones públicas. La despedida y el agradecimiento es una regla que debe primar en todo expositor, más aún cuando el resultado en general ha sido positivo y se pretende participar nuevamente en la siguiente edición. Una partida apresurada y sin despedidas podría deteriorar la imagen del expositor y hasta podría ser considerado descortés y de mala educación.
El Director de stand, quien ha tratado con los organizadores y especialistas -incluso antes de conocerlos personalmente-, debe reconocer la importancia de la despedida de todo el personal con quien trabajó, de los periodistas, de los expositores con los cuales se relacionó y de los contactos más importantes realizados durante la feria.
VI.1.C. El Informe
Al final de la feria, ya sea en el país donde se realizó el evento como en el país de origen, el Director de stand, como responsable directo de la participación, deberá elaborar un informe detallado de los contactos y de lo sucedido durante la preparación.
Es importante considerar en el informe los objetivos previstos y si éstos se cumplieron a cabalidad, los contactos realizados y la información prometida, las posibilidades de negocios, el comportamiento del producto ante el público consumidor, el grado de adaptación del producto, la presentación y precios de los productos de la competencia tanto en la feria como fuera de ella, las estimaciones de negociaciones y los resultados en general. Además de estos puntos, es importante anexar al informe el Catálogo de la Feria, fotografías del stand y del predio ferial registradas antes, durante y después de la feria, recortes de periódicos que hacen referencia a la participación de la empresa o a la promoción de la feria, los registros de contactos y el informe técnico de las actividades realizadas con relación a la preparación de la misma.
Se recomienda que la elaboración del informe se inicie con los primeros resultados de la feria, ya que al regresar al país de origen, tanto el Director de stand como las demás personas que participaron en el stand, tendrán otras responsabilidades, y cuanto mayor tiempo pase, menos se recordarán detalles de lo sucedido.
VI.1.D. Evaluación de la participación
La evaluación de la participación en la feria, normalmente es realizada por los directivos de la empresa expositora, quienes han encomendado la tarea de participación y han seleccionado como Director de stand a un funcionario de la empresa merecedor de su plena confianza.
La evaluación se realiza en base a los diferentes tipos de resultados obtenidos:
· Resultados directos o inmediatos (ventas y contratos efectuados)
· Resultados directos a explotar (contactos que podrían concretarse en exportaciones)
· Resultados indirectos (la impresión causada en los visitantes, grado de rentabilidad de la participación, objetivos alcanzados, etc.)
Es importante realizar un balance de los puntos positivos y negativos de la participación. Para estos casos, puede considerarse igualmente el “SWOT Analysis”, en donde se analizan las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la participación de la empresa en esa feria.
VI.2. El aprovechamiento de los resultados
Cuando se concretan negocios en una feria, normalmente el comprador solicita un primer envío de cantidades discretas y a modo de prueba, debido a que la mayoría de los importadores tienen ya su cartera de proveedores, a los que difícilmente abandonaría. Por ello, antes de iniciar una importación continua, el comprador se cerciorará sobre el producto y el potencial proveedor.
Por este hecho, el expositor debe considerar importante cada contacto realizado y debe darle curso. El Director de stand puede clasificar los contactos en tres categorías:
· contactos registrados
· pedidos concretos
· pedidos de otras informaciones
Todos los contactos deben ser atendidos, aunque sean de otras informaciones no relacionadas con el producto/servicio que se desea vender. En muchas ocasiones, se han recibido quejas de potenciales clientes que han visitado el stand del mismo expositor en ediciones anteriores o en otras ferias y que el mismo no ha respondido a las consultas hechas.
Para dar un buen seguimiento y aprovechamiento a los contactos realizados, es importante considerar el ordenamiento de los archivos, lo que permitirá -no ya al Director de stand sino al personal de la empresa correspondiente- mantener el relacionamiento con los contactos registrados.
VII. Inconvenientes detectados en la participación en un CERTAMEN ferial
Se han detectado varios inconvenientes por los que atraviesan las empresas expositoras en la participación en ferias internacionales:
· La oferta exportable del país es muy limitada
· Los empresarios nacionales cuentan con pocos recursos para enviar a sus representantes a los eventos internacionales
· Pocas empresas están en condiciones de asumir el costo total de la participación en una feria
· El personal de la empresa generalmente cuenta con pocos conocimientos de comercio exterior, de negociaciones y del mercado donde se realiza la feria
· El país cuenta con pocas empresas plenamente capacitadas para exportar
· Muchas empresas solamente pueden asumir los costos de participación compartiendo el stand con otros expositores
· La costumbre de realizar las actividades a última hora hace que los expositores nacionales decidan a última hora participar, realizando con retraso las actividades de organización
· Los expositores seleccionan sus ferias al azar, sin conocer previamente el mercado, los gravámenes de importación y las características principales de la feria
· Existe poca experiencia en la organización de la participación en ferias internacionales
· Pocas empresas cuentan con capacidad y agresividad negociadora
· Algunos productos a promocionar no cuentan con la suficiente calidad y precio para ingresar al mercado exterior
· Los expositores no le dan suficiente importancia a la organización previa
· Consideran a la feria como una vacación o incentivo, designando al Director de stand bajo este criterio
· La folletería no está traducida al idioma del país donde se realiza la feria
· Los expositores invierten más tiempo en programar su estadía personal que en buscar contactos previos
· Algunos expositores, especialmente artesanos, tienen la costumbre de consumir mate o tereré dentro del stand, dañando la imagen del stand y de la empresa
· Muchos expositores consideran la participación en una feria como un gasto y no como una inversión
· Muchos expositores prometen el envío de cantidades de muestras con las que no pueden cumplir.
· Algunos expositores, al concretar los primeros envíos, no mantienen la calidad prometida o expuesta en la feria
· Finalizada la feria, varios expositores no dan el suficiente seguimiento a los contactos registrados o a la consultas prometidas
· Algunos expositores quedan sentados en el stand esperando que el comprador aparezca
· Son pocos los expositores que aprovechan las actividades paralelas llevadas a cabo en las ferias
· En general, los expositores nacionales no utilizan los medios de prensa, relaciones públicas y publicidad facilitados por los organizadores del evento
· La falta de conocimiento sobre los tiempos establecidos en la preparación retrasa la llegada de las muestras al stand, el acceso a un mejor lugar, el alquiler de los mejores equipamientos, la reserva de salones para conferencias, etc.
VIII. PROPUESTAS DE POSIBLES SOLUCIONES
Los inconvenientes detectados en la participación de empresas en ferias, representan simplemente observaciones y críticas constructivas que permiten al potencial expositor internacional corregir algunas falencias y lograr un mayor aprovechamiento del esfuerzo e inversión que requiere organizar y participar en un evento como el señalado.
Algunas propuestas de posibles soluciones o actitudes positivas se citan a continuación:
· Planificar los eventos en los cuales se desea participar por lo menos con 18 meses de anticipación
· Capacitar a expositores sobre el procedimiento de participación en una feria
· Capacitar a expositores sobre los diferentes tipos de negociaciones internacionales, que difieren según los países y la cultura.
· Incentivar la actitud proactiva y la búsqueda de contactos previos a la feria
· Considerar el presupuesto de la feria como una inversión y no como un gasto
· Seleccionar ferias bajo criterios beneficiosos para la empresa
· Atender a los pasos y secuencias lógicas de la organización de una feria
· Seleccionar un Director de stand competente, que cumpla plenamente los requisitos exigidos para desempeñar dicho cargo, o en todo caso, capacitarlo para dicha tarea
· Mantener constante la calidad del producto expuesto en el stand
· Mantener limpio el stand durante la feria
· Que el personal vista en forma correcta y manifieste buenos modales
· Que el personal del stand y los directivos de la empresa que visiten la feria, sean siempre puntuales y estén en constante movimiento dentro del stand
· En el stand no se debe comer, beber, leer, hablar por teléfono, estar sentado ni hacer grupos con otros expositores o con el personal del stand
· No subestimar a ningún visitante
· No ignorar a la persona que entra en el stand ni tampoco formar una barrera que obstaculice la visibilidad de los productos
· Atender y aprovechar todas las actividades de relaciones públicas, de prensa y otros medios de comunicación que se ofrecen durante la feria, ya que esta actividad dará mayor importancia y resaltará la imagen de la empresas
· Controlar constantemente todas las actividades ejecutadas por el Director de stand y brindar el apoyo necesario para la realización de sus gestiones
· Considerar la participación en una feria como un medio para la promoción de las exportaciones y no como un fin
· Que el expositor se adapte a la cultura del visitante del stand, que respete su religión y creencias
· Cumplir las promesas realizadas y contratos firmados, demostrando seriedad y responsabilidad por parte de la empresa y de su personal
· Respetar las fechas límites establecidas y evitar los pedidos retrasados o de último momento
· Capacitar al personal que atiende el stand en cuanto al producto a exponer, cotizaciones, descuentos, etc., no descartando la posibilidad de realizar los ensayos correspondientes.
· Tanto el Director de stand, como el personal de apoyo y/o los directivos de la empresa deben desenvolverse por lo menos en el idioma inglés para negociar en el exterior
· Al final de la feria, realizar una evaluación de la participación que permita al expositor medir el grado de éxito de su participación
· No desatender a los contactos realizados durante la feria, después que haya finalizado la misma.
RESUMEN
IX. PLANTEAMIENTO DE UN SISTEMA BASICO DE PARTICIPACION EN FERIAS
De acuerdo a lo ya expuesto en este material, podríamos atender al siguiente planteamiento de participación en ferias internacionales:
Las ventas
· Definición de las ventas (qué, dónde, cómo y a quién vender)
Selección de las manifestaciones feriales
· Objetivos de la participación en un certamen ferial
· Estrategias de participación
· Información sobre los potenciales mercados
· Información sobre las potenciales ferias de los mercados seleccionados
Organización de la participación
· Preparación pre-ferial
· Concepción y creación
· Preparación de los participantes
Actividades a realizar durante la feria
· Tareas en el stand
· Contactos
Actividades a realizar después de la feria
· Tareas de la clausura
· Aprovechamiento de resultados
· Informe final
· Seguimiento
En la medida que el expositor siga estos pasos, el porcentaje de probabilidad de éxito en su participación será mayor. Por supuesto, cada expositor podrá adaptarlo a la propia idiosincrasia de la empresa, a su necesidad y presupuesto.
X. PRESUPUESTO ESTIMATIVO PARA LA PARTICIPACIÓN EN FERIAS
Una vez que la selección de feria se haya realizado, el expositor -ya sea a través de los directivos de la empresa o del Director de stand elegido- deberá proceder a la elaboración de un presupuesto estimativo de la participación en la feria, que incidirá directamente en las acciones a realizar durante la preparación de la participación.
Aunque este paso se realiza al principio y durante la planificación, como es uno de los puntos más importantes y determinantes, deber ser considerado en un capítulo específico.
La elaboración del presupuesto de participación está directamente relacionada con los objetivos y estrategias de participación. Se realizan estimaciones cuando no se cuentan con los cifras exactas de lo que se debe desembolsar, calculando un valor aproximado. Los montos de viático o gastos varios también suelen ser estimativos, y se consideran de acuerdo a participaciones anteriores o estimaciones de costos de vida en ese país.
Al realizar un presupuesto de participación, se recomienda considerar los siguientes puntos:
PRESUPUESTO ESTIMATIVO DE PARTICIPACION
NOMBRE DE LA FERIA:
FECHA:
LUGAR:
1. Alquiler del stand m2
2. Construcción del stand y/o montaje
Asesoramiento en diseño
3. Servicios técnicos
a) Limpieza
b) Iluminación y electricidad
c) Agua y basura
d) Aire acondicionado
4. Otros gastos
A) Instalación de tel./fax
b) Consumo de tel./Fax
c) Copias
5 Gastos de Relaciones Públicas
a) Anuncio en el Catálogo de Expositores
b) Material impreso, catálogos, folletos
c) Publicidad directa
d) Invitaciones
e) Regalos y muestras gratuitas
f) Recepción
6) Costos de transporte
a) Costos de carga (flete)
b) Trámites de importación y exportación
c) Derechos e impuestos de aduana
d) Seguros
e) Gastos de reexpedición
7) Personal del stand
a) Pasajes aéreos
b) Otros costos de transporte personal
c) Viáticos
d) Intérpretes y personal auxiliar
8 Otros gastos
GASTOS TOTALES
Este material está destinado a los organizadores de ferias , que de acuerdo al esquema de preparación de los expositores, pueden lograr aumentar la calidad y cantidad de los servicios que ofrecen a sus propios expositores nacionales e internacionales.
En tanto los expositores internacionales apliquen esta metodología para participar en ferias internacionales y hasta nacionales, tanto más y mejores resultados podrán lograr para sus respectivas empresas, y consecuentemente para el país.
Arq. Antonio Mazza
amazza@cotelnet.com.ar
Abril 2004
