En Venezuela a partir del año 2022, se evidencia una tendencia a la apertura de nuevas empresas siendo favorable para su economía, generando nuevas fuentes de empleos, movilidad del mercado interno, las políticas salariales son discrecionales para cada empresa. De acuerdo a los lineamientos establecidos en la legislación venezolana, describiré el proceso para darle personalidad jurídica a una empresa en Venezuela, es importante destacar que cada uno de los entes gubernamentales, establecen lineamientos diferentes para formalizar las inscripciones antes sus portales, se inicia el proceso online, en algunos casos se debe ir personalmente a las oficinas de la institución con los documentos originales a la vista para su validación y conclusión favorable del trámite solicitado.
Como Registrar una empresa en Venezuela
PASO 1
Reserva de nombre. Es un proceso online a través de la página del SAREN. (Servicio Autónomo de Registros y Notarias) https://www.saren.gob.ve/
La redacción del acta constitutiva, la debe hacer un abogado colegiado y dos (02) Contadores Colegiados o Administradores certificados, uno de ellos será el comisario de la empresa y el otro realizará el inventario inicial. Es importante tener la siguiente información para que el abogado redacte el documento:
Identificación de los socios, Cedula de identidad vigente, Rif vigente, % de acciones para cada uno de ellos, facultades para representar la empresa de manera (Conjuntas o Separadas), definir cargos de la junta directiva, vigencia de la junta directiva.
Establecer el objeto de la empresa.
Dirección Fiscal de la empresa.
Capital Social.
Establecer fecha de cierre del ejercicio económico. (Periodo regular, o Periodo Irregular). Los cierres regulares se realizan al 31/12 del año que corresponda y los cierres irregulares, corresponde a un periodo 06/06 del año que corresponde. Este proceso lo ejecuta un Contador Público o Administrador.
Una vez que el abogado redacta el documento, inicia el proceso de registro ante el portal del SAREN (Servicio Autónomo de Registros y notarias). a partir del mes de marzo 2023 todas las actuaciones ante las oficinas de registro y notarias, se realizan de forma virtual. Para ello debe registrarse en el portal de la institución para obtener Usuario y Clave para entrar a la plataforma de la institución, darle inicio al proceso con todos los documentos digitalizados, para las revisiones correspondientes, luego hacer los pagos de aranceles según sea el caso, al concluir este proceso el sistema indica el status del proceso vía online trámite que esté realizando, al concluir el proceso le indica la fecha que se hará el otorgamiento del documento.
PASO 2
Publicar el documento en el periódico mercantil correspondiente.
PASO 3
Solicitar el RIF (REGISTRO DE IDENTIFICACION FISCAL) en el portal del SENIAT. (Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria). https://www.seniat.gob.ve/
Esta solicitud se debe hacer a través de su portal, con un registro previo con todos los datos de la empresa y de los socios para luego ir hasta sus oficinas con los documentos originales a la vista y las copias solicitadas para formalizar la inscripción de la empresa, este proceso debe hacerlo el representante legal de la empresa, o una persona autorizada mediante un poder notariado.
PASO 4
Formalizar las inscripciones de la empresa ante los siguientes entes gubernamentales:
IVSS. (Instituto Venezolano de los Seguros Sociales). http://www.ivss.gov.ve/
FAOV. (Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda) https://www.banavih.gob.ve/
INCES. (Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista). https://inces.gob.ve/
MINTRASS. (Ministerio del Trabajo). http://www.mpppst.gob.ve/
RNC. Para contrataciones con el Estado. (Registro Nacional de Contratistas). http://www.snc.gob.ve/
Es importante destacar que cada uno de los entes descritos, los procedimientos para la inscripción formal de la empresa son diferentes, el lapso establecido por la administración para hacer este proceso de inscripción formal es de 90 días hábiles continuos. Dependiendo el objeto de la empresa se requieren otros permisos adicionales para el funcionamiento de la empresa. Antes del inicio de actividades de la empresa, todos los permisos de funcionamiento exigidos de ley deben estar vigentes.
PASO 5
Comprar una CARTELERA FISCAL, la norma no establece como debe ser, es a discreción de la empresa, los documentos exigidos deben estar visibles y legibles, se debe colocar en la entrada de la empresa en un lugar visible. En ella se deben colocar todas las inscripciones de la empresa ante los distintos entes gubernamentales. A continuación, se detallan:
-Declaraciones de iva mensuales,
-Declaraciones trimestrales,
-Permiso de funcionamiento (Bomberos – Sanidad) según sea el caso,
-Licencia de actividades económicas,
-Rif vigente de la empresa,
-Pagos mensuales.
-Listado de trabajadores activos.
-Formato 13-12 Ivss. Registro Patronal de Asegurados
-Declaración ISLR.
-Declaración de Retenciones ISLR
-Certificado electrónico de recepción de declaración de información relativa a la principal actividad económica.
-Solvencias. (Inces, IVSS, Mintrass, Faov).
Dependiendo del tipo de empresa se deben anexar otro tipo de documentos requeridos por las diferentes instituciones del estado. Es importante mantener esta información actualizada mes a mes a fin de evitar multas por exhibir documentos, que, si se tienen, pero no están exhibidos según lo que estipula la legislación venezolana.
PASO 6
Solicitar la Licencia de Actividades Económica, Conformidad de Uso ante las oficinas de la Alcaldía de la localidad que corresponda. El proceso de solicitud varia de acuerdo a la localidad que corresponda.
PASO 7
Sellar los libros contables ante las oficinas del SAREN. Se describen a continuación:
- Libro Diario.
- Libro Mayor.
- Libro de Inventario.
- Libro de Actas.
- Libro de Accionistas.
PASO 8
- Comprar sistema de Facturación autorizado por el SENIAT.
- Hacer talonarios de emergencia exigidos de ley. Talonario de Factura, Talonario de Nota de Crédito, Talonario de Nota de Débito.
PASO 9
Establecer el horario de trabajo, indicando los días libres, horas de descanso. Establecido en la Ley del trabajo.
Todas las empresas con personalidad jurídica en Venezuela deben cumplir con sus obligaciones fiscales y parafiscales en los lapsos establecidos por la legislación venezolana, con actividad o sin actividad, tienen la obligación de hacer las declaraciones en las fechas establecidas en el calendario a fin de evitar multas por declaraciones extemporáneas. El código orgánico tributario venezolano, fue actualizado el 29 de enero de 2020, decreto constituyente en gaceta oficial de la república bolivariana de Venezuela N° 6.507 extraordinario. Invitamos a nuestros lectores a consultarlo para ampliar la información al respecto.
El departamento de administración mensualmente debe tener la información actualizada, motivado a la dinámica de los cambios en el entorno y la evolución acelerada de las tendencias exigen una visión empresarial integral en la forma de gerenciar; priorizando el bienestar y la seguridad de su gente, así como el rendimiento financiero de sus inversiones ante la nueva realidad, tomando decisiones firmes, rápidas y efectivas. Para cualquier actuación ante los entes gubernamentales o alguna fiscalización que realicen a la empresa, el representante legal es la persona facultada para actuar en nombre de la empresa, en caso de que este fuera del país debe autorizar a alguien de su confianza para que lo represente en su ausencia mediante un poder notariado, o en su defecto hacer un asamblea creando el cargo de Administrador estableciendo las facultades para el cargo, de lo contrario no podrá ejercer ninguna función ante las autoridades competentes.
Recomendaciones finales tener claridad del objetivo a alcanzar y asumir las responsabilidades como empresarios, para el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en la legislación venezolana, en caso de cierre de la empresa hasta no formalizar la notificación ante el SAREN (Servicio Autónomo de Registros y Notarias), se deben hacer todas las declaraciones de manera informativa, en algunos casos cancelando el aforo mínimo establecido. Con el acta asamblea de cierre registrada se procede a hacer todas las notificaciones a los distintos entes gubernamentales y de esta manera hacer el cierre definitivo de la empresa, estos procesos los debe hacer un profesional certificado, por ser varios procesos a la vez. En todos los portales institucionales, la empresa tendrá usuario y clave de acceso, es por ello que los dueños de las empresas deben tener conocimiento de ellas, evite extraviarlas para la recuperación de ellas es un proceso que no es inmediato generando inconvenientes para consultas, revisiones de procesos, cualquier contingencia que se pueda presentar y darle respuesta inmediata según sea el caso. El correo electrónico que se use para hacer todas las inscripciones debe ser con el nombre de la empresa y no de personas naturales es una sugerencia para que la información sea efectiva e inmediata.
Lic. Ana Helena Pérez
noviembre 2.023
